Een optimale samenwerking met vrijwilligers en leden in de kerk of vereniging.

Organisaties zonder winst oogmerk werken dikwijls maar met enkele betaalde krachten. Naast die betaalde krachten zijn het vooral vrijwilligers die voor de organisatie deeltaken uitvoeren en verantwoordelijkheid dragen voor activiteiten en diensten. Het managen van al die medewerkers, deeltaken en verantwoordelijkheden is moeilijk. Naast AVG zijn er tal van zaken die namens de organisatie worden gedaan. Dat vereist zorgvuldigheid, integriteit en precisie.

DBB Portaal helpt organisaties daarbij.

Bescherming van persoonsgegevens

DBB Portaal zorgt ervoor dat alle informatie op 1 plek is te benaderen en dat gegevens altijd actueel zijn. Veilig achter een professionele beveiliging kunnen medewerkers na het inloggen met dubbele authenticatie veilig samenwerken.

Verlies van werk of gegevens is verleden tijd en er staat geen data meer uit het zicht van de organisatie op thuis computers en andere plaatsen waar de gegevens niet veilig zijn.

Gegevens op DBB Portaal zijn beschermt met de modernste technieken, worden extra veilig opgeslagen en kunnen niet verloren gaan.

Alle persoonsgegevens in DBB Portaal zijn volledig AVG compliant beschermt en inzage tot of bewerking van gegevens kan fijnmazig worden toegekend. AVG audits geven de organisatie inzicht in wie toegang heeft (gehad) tot welke data. Leden hebben zelf ook inzicht in hun gegevens.

Vastleggen en communicatie van beleid

Informatie die voor iedereen in de organisatie bereikbaar moet zijn kan in DBB Portaal worden gecategoriseerd en geplaatst in een kennisbank. Beschrijving van processen en procedures, veelgestelde vragen, readers, huisregels, etc. In de kennisbank kan op simpele wijze informatie eenduidig worden aangeboden zodat iedereen in de organisatie over dezelfde actuele informatie beschikt. Dit scheelt veel tijd en geeft leden de mogelijkheid zelf informatie op te zoeken.

Nieuws kan organisatie breed worden getoond, Iedereen in de organisatie ziet op zijn of haar persoonlijke dashboard het nieuws. Nieuws kan simpel vanuit de software naar alle leden worden verspreid op elke gewenst moment.

Organigram

Binnen een organisatie zijn er tal van sub-groepen actief. Kinderclubs, wijkteams, ouderraden, etc. DBB Portaal geeft de vrijheid onbeperkt groepen aan te maken.

Beheerders en functionaliteiten voor elke groep kunnen door de organisatie worden ingesteld.

Binnen een groep kan er worden samengewerkt aan bijv. ledenbeheer en groepsactiviteiten. In elke groep kan er een groepsagenda worden gevoerd en kunnen er taken worden verdeeld. Overleg kan worden gevoerd met groepsberichten en groepsbestanden kunnen worden opgeslagen.

Is iemand lid van een groep dan ontvangt dit lid in zijn persoonlijke dashboard updates vanuit die groep. En krijgt toegang tot de assets van de groep. Activiteiten en taken verschijnen in de persoonlijke agenda. Leden kunnen lid zijn van meerdere groepen.

Tussen de groepen onderling zijn er tal van samenwerking mogelijkheden voor de beheerders die enorm tijdbesparend werken zoals het delen en samenwerken aan planningen, het doen van mededelingen, en het uitwisselen van agenda’s.

Samenstellen van profielen

Naast de gebruikelijke profiel gegevens zoals naam en adres kan in DBB portaal elk gewenst profielveld worden aangemaakt en ingezet. Of er nu behoefte is aan het bijhouden van interesse of huwelijkse staat,  de software laat de organisatie vrij om profielen zelf samen te stellen. 

In persoonlijke dossiers worden naast profiel gegevens, mededelingen en notities ook persoonlijke bestanden bewaard. Zo kunnen contracten, facturen of andere strict persoonlijke documenten worden uitgewisseld met een individueel lid.

Is het lid onderdeel van een eenheid of gezin dan wordt er inzage gegeven in de samenstelling van de eenheid of het gezin.

Leden, gezinnen en minderjarigen

Mensen maken uw organisatie en de juiste persoonlijke benadering van uw achterban is belangrijk. Daarbij is inzicht in de persoon en zijn of haar gezinssamenstelling belangrijk. DBB Portaal geeft de mogelijkheid eenheden te maken die relaties tussen individuele mensen duiden. Binnen deze eenheden kunnen rollen worden toegekend die het mogelijk maken voor bijvoorbeeld ouders of verzorgers om over bijv. kinderen vastgelegde informatie in te zien en activiteiten van hen te volgen.

Activiteiten en Diensten

Veel organisaties plannen activiteiten en diensten lang voor ze plaatsvinden. DBB portaal biedt voor planning van activiteiten en diensten de ideale tools. Planners kunnen samenwerken aan roosters. Taken en activiteiten kunnen in bulk worden toegekend en evenredig worden verdeeld. De bezetting van activiteiten en gebouwen zijn in een opslag te overzien. 

Alle leden en medewerkers die taken hebben worden hiervan door DBB Portaal op de hoogte gesteld en eventueel herinnerd via hun persoonlijke agenda.

Groep en individuele communicatie

Contactpersonen van groepen, individuele leden, iedereen heeft een persoonlijke berichten box. In deze berichten box ontvangen leden persoonlijke communicatie vanuit de organisatie en notificaties over o.a. taken. Leden kunnen zelf in contact treden met vertegenwoordigers van groepen en evt. andere leden.

Zo blijft communicatie binnen de organisatie en hoeven er geen gegevens en data via publieke of minder veilige kanalen te worden verspreidt.

Betrokkenheid en persoonlijk

Binnen sommige organisaties is het van belang dat er een mogelijkheid bestaat om voor een lid zaken vast te leggen. Naast de gebruikelijke profiel gegevens is er bijvoorbeeld de behoefte om verslag te doen van thuisbezoeken of gesprekken en die vast te leggen in een dossier. DBB Portaal biedt die mogelijkheid.

Voor elk individueel lid kan er verslaglegging worden gedaan door daartoe gerechtigde personen. Ook kan er binnen de organisatie melding worden gedaan van bijvoorbeeld ziekte, gebeurtenissen als jubilea, geboortes en huwelijken. Natuurlijk alleen als het lid daartoe toestemming heeft gegeven.

Zo kunnen er bijvoorbeeld verjaardagen en andere meer persoonlijke zaken worden gedeeld in de organisatie. Dit kan op meerdere manieren. Mededelingen kunnen worden getoond op het persoonlijk dashboard van leden maar ook worden opgenomen in de publicatie tool voor documenten.

Nieuws-, week-, en preek-brieven

Mededelingen over individuele leden kunnen worden opgenomen in publicaties zoals nieuws en week brieven. Ook de agenda’s en nieuwsberichten kunnen worden opgenomen in de documenten.

Documenten kunnen op simpele wijze worden gemaakt en samengesteld op basis van templates. Zo kunnen er op simpele wijze steeds actuele maar eenduidige preekbrieven, weekbrieven en nieuwsbrieven worden gepubliceerd.

Zelfs aan ochtend, avond en wissel diensten is gedacht.

Laagdrempelig

DBB portaal is geen APP maar er is juist gekozen voor een techniek onafhankelijk van het soort apparaat wat er gebruikt wordt. Op mobiel gedraagt de software zich als een app, handig voor snelle raadpleging en interactie, terwijl bij het werken als beheerder dat meestal op een desktop wordt gedaan juist de grote van het scherm wordt gebruikt om overzicht en rust te brengen.

Naast gebruiksgemak op alle apparaten is het wisselen door beheerders van de beheer omgeving naar de leden omgeving een peuleschil en vereist geen andere inlog.

De interface van DBB portaal is simpel en intuïtief. Met minimale computer ervaring kan er al snel heel wat werk worden verzet.

De leden omgeving is strikt persoonlijk waardoor communicatie en mededelingen snel herkent worden. Uit alle groepen waarvan het lid of zijn/ haar kinderen onderdeel zijn wordt de communicatie weergegeven. Leden kunnen makkelijk in contact treden met de organisatie.

Zelfs de prijs van DBB portaal is laagdrempelig. Organisaties met veel medewerkers zijn in tegenstelling tot andere pakketten veel minder kosten kwijt.

Al bij de kleinste abonnementen zijn er veel beheerder plaatsen inbegrepen, juist omdat er zoveel medewerkers zijn.

Wilt u een demonstratie van DBB Portaal neem dan contact op!

Meer informatie